Para asegurar la disponibilidad documental y la recuperación de la memoria histórica, municipios del estado deben contribuir a mejorar sus archivos.
La gran mayoría de municipios en Chiapas no cuenta con un sistema de archivos pero tampoco de conservación para sus documentos históricos.
Primero en papel y ahora en digital, los documentos, sin importar su valor, cada 3 años terminan guardados en cajas de cartón, arriba de zonas húmedas como sanitarios, o son eliminados con el cambio de autoridades.
Foto: Carlos Roman
Esto en Chiapas cambiará a partir de una iniciativa que impulsa el Gobierno del Estado, por medio de la Dirección General del Archivo Histórico dirigido por el especialista Carlos Román.
La conservación documental además dará paso a la creación de la conservación de los archivos digitales, una de las necesidades debido a la modernidad y la complejidad de su propia evolución; y la primera en su tipo en el país.
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Carlos romana advierte que nadie guarda los disquetes, o los CD room que venían en diferentes programas, y que se puede considerar información perdida o desplazada, por las propias computadoras que ya no tienen ni el hardware ni el software para poder aprovechar esa información.
En sus 40 años de experiencia trabajando lo estamos relacionados con la archivística y la historia, los sistemas de conservación y manera de elaborar documentos se ha modificado rápidamente, apunta Carlos Román, al tiempo de subrayar que Chiapas estará la vanguardia enorme actividades enfocadas a la conservación de su información histórica, incluyendo la recuperación de documentos que están fuera del estado.
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Remarcó que en búsquedas efectuadas desde el Archivo General de la Nación, e incluso en instituciones españolas, se han detectado documentos que no están en los propios archivos de los municipios de Chiapas; siendo solamente Tapachula la localidad que ha conservado documentos que datan del siglo XVI.
En la atención a que muchos de estos documentos ya se encuentran digitalizados se han solicitado copias, que serán entregados a cada municipio para su custodia y divulgación.
Foto: María Inés Muñoz
Subrayó además que uno de los trabajos más relevantes es detectar documentos históricos que se pondrán a disposición del público por medio electrónico, para continuar con la documentación de la historia estatal.
De manera independiente al cumplimiento de la Ley de Archivos, el impulso que busca el gobierno de Chiapas es poner orden en toda la generación de documentos, pero también para facilitar las entregas y recepción que cada 3 años se realizan por los cambios de autoridades municipales.
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Los archivos se han convertido en no solo en una necesidad operativa sino también en uno de los recursos más importantes para poder mantener operando las instancias gubernamentales de forma adecuada.
Román destacó que también la contratación de empresas para la digitalización estará normada. Subrayó que además se construirá soportes de madera para que los ayuntamientos pueden utilizar instrumentos como cámaras o teléfono celulares para la digitalización documental.
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Además de los documentos del Registro Público de la Propiedad y los del Registro Civil, los ayuntamientos deberán tener estos espacios en condiciones en el 2027, sin que se represente tener documentos en el piso, sino debidamente clasificados y ordenados.
Además todos los libros que se han editado con el uso de recursos públicos estatales serán digitalizados para la disposición gratuita de los ciudadanos, como uno de los instrumentos del derecho a la información de los ciudadanos chiapanecos.
La asesoría de la Dirección General del Archivo Histórico del Estado se propone concluir en el 2026 al menos 64 ayuntamientos y el próximo año concluir con los últimos 60 para recuperar sus espacios y clasificación.
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